
5/18 三級警戒之後,很多公司都開始啟動了『在家工作』(Work From Home),你知道 WFH 後的工作產生了什麼變化嗎?你在 WFH 的過程中,工時有變長嗎?會議有變多嗎?
剛好前陣子有朋友問起,我就統計了兩段時期:WFH 前的 2021/01~03 三個月及 WFH 後的 2021/05~07 三個月行事曆上的會議,才驚覺行事曆中的『會議時間』變多了。
註:圖表中的時間安排為上午上班時間(09:00~12:00)、午餐休息時間(12:00~14:00)、下午上班時間(14:00~18:00),我通常送小孩上學後,大約 8:30~9:00 就會到公司,平時 17:30~18:30 間就會準時下班接小孩回家,所以我就以每天行事曆有七小時的時段計算。
先講一下結論,從統計數據發現,WFH 後行事曆的會議時間增加了約 12%,平均每星期大約增加 4~5 小時(以每星期 35 小時計算)。
我的時間管理方式
我喜歡自己能控制自己的行事曆時間,也不喜歡別人打亂我的做事步調,因此我的行事曆會有一些規劃。
固定會議
有一些定期發生,而且我一定會出席的會議,我的習慣是盡可能集中在星期一到星期三間完成,比如說產品相關會議、主管會議、同步會議。至於公司月會及跨部門會議,則安排在每個月的第三個星期五早上
- 每週一次的產品相關會議:如『產品路線圖會議』(排序產品待辦清單)、『產品計畫會議』(Sprint Planning Meeting,安排接下來兩週的工作目標)、『產品精煉會議』(Sprint Refinement Meeting,釐清需求,下個兩週的工作目標)
- 每週一次的主管會議:主管會議包含了產品、行銷、版權內容、客服、財務、法務、HR、BD 的進度報告及議題討論
- 每兩週一次的 HR BP 會議、BD 同步會議
- 每個月一次的公司月會及跨部門同步會議
- 每一季一次的董事會
WFH 前與 WFH 後,多了 3%,主要的差異是之前每週的產品相關會議,因爲 WFH 造成討論的時間變長了,平均每週大約多了一小時。
不出席會議
有些定期會議,剛開始我會參加,但我會跟團隊說明,之後會由團隊自主運作,有需要我才會參加。原則是『我不出席也不會造成影響』或『我出席也不會帶來貢獻』,我就不會出席,讓團隊有更多學習自主的機會。爲什麼不把『不一定會出席的會議』取消呢?因為留下來就是一個『緩衝』,當有重要的會議需要調整時,這些就是可以彈性調整的時段,當需要出席參加時,也不會臨時被其他會議卡住。
- 每日站立會議:依產品特性,通常由 PM 或 RD Manager 主持
- 產品精煉會議(Refinement Meeting):通常大方向在產品路線圖會議就會決定,兩週一次的產品精煉會議,我就不一定會參加
- 回顧會議(Retrospective Meeting):團隊有需要我出席說明,我才會參加,不然就由 PM 或 RD Manager 協助進行
- 新進員工試用期 One-on-One 時間:通常我只會參與第一次,之後就由新進員工的直屬主管協助進行
- 外部會議:合作方向未定或者我不參加也不會造成影響的外部合作會議
WFH 前與 WFH 後,差異不大,只增加 1%,這部分從行事曆中發現這段期間增加了幾次產品部門 OKR 討論,我想由團隊共創出 Key Results,所以我沒每一場都參加。
One-on-One 時間
依造團隊成員不同的性質、需要關心的程度,有些成員是一個月一次、有一些是兩週一次,只有少數是每週一次。
WFH 前與 WFH 後,最大的差異是有一位團隊成員 One-on-One 的時間從半小時調整到一小時。有一位是原本每兩週一次,但因為產品策略調整有些時候會改成每週一次。
專注時間
每週一,我習慣會看一下這週優先級比較高的待辦清單,然後依照急迫性先把行事曆中的某些時間留下來『專注工作』,這一段時間通常是我的『心流時刻』(通常是某一天下午的 2~4 小時),專注把最重要的事情一口氣完成。
WFH 前與 WFH 後,差異不大,都佔比 9%。但主要的原因是少了近兩小時的通勤時間,我多了 08:00~09:30 及 17:30~19:00 可以先把重要的事批次分段處理。如果沒特殊事項,我 08:00~09:00 我就會邊吃早餐,邊看日劇。
臨時會議
每週的行事曆中,總有一些是上一週或當週才臨時約的會議。
WFH 前與 WFH 後,差異最大,多了 4%。以往大家都在公司,座位也在附近,有些小事可以走到位置旁快速討論,但 WFH 後,大家會議變多,如果需要討論就會需要先約個時間討論。
WFH 前後的主要差異
總體來說,WFH 後比 WFH 前的會議時間增加了 12%,最大的差異是『會議時間變長了』、『會議效率變差了』、『臨時會議增加了』。
我都盡可能控制有超過 50% 的時間是不被會議所綁住的。你 WFH 前與 WFH 後的會議時間有什麼變化呢?